Planningstool of team-planning.

Een planningstool op maat voor teams, projecten en diensten. Wie werkt wanneer aan welk dossier, met automatische capaciteitscontroles, conflictdetectie en een visueel overzicht per medewerker, project of klant. Voor kmo's die minder afhankelijk willen zijn van Excel-planningen of wekelijkse Teams-vergaderingen om de planning rond te krijgen.

Vraag een offerte Bekijk de functies
Planningstool laten maken — illustratie
De situatie

Het probleem en de aanpak.

Het probleem

Het probleem

Elke week steekt het management of de projectleider tijd in Excel of in een vergadering om de planning rond te krijgen. Wie heeft volgende week ruimte? Welk dossier is prioriteit? Wie zit op verlof? Het wordt rondgemaild, halve antwoorden komen terug, de planning wordt aangepast, en de volgende week begint hetzelfde.

Algemene planningstools zoals Monday, Asana of ClickUp zijn breed inzetbaar, maar moeten vaak sterk aangepast worden aan jouw specifieke proces. Bouw is iets anders dan agency-projectplanning, en beide zijn iets anders dan dienstverlening met capaciteit per zaal of medewerker. Tegelijk werken die platformen meestal met een vast maandbedrag per gebruiker, wat bij grotere teams oploopt.

De oplossing

De oplossing

Een planningstool die jouw manier van plannen ondersteunt. Per medewerker een agenda met uren-beschikbaarheid. Per project of dossier de benodigde rollen en uren. Het systeem kan voorstellen doen en conflicten markeren — iemand dubbel ingepland, verlof vergeten of capaciteit overschreden.

Visueel waar nuttig — Gantt voor projecten, weekplanner voor diensten, kanban voor doorlopend werk. Klanten en projectmanagers zien wat voor hen relevant is. Wijzigingen kunnen gesynchroniseerd worden met persoonlijke agenda’s zoals Google of Outlook.

Ik bouw op WordPress met planningsmodules en maatwerk waar nodig. Zo verminder je ad-hoc Excel-werk en maak je wekelijkse planningsvergaderingen gerichter.

Voor wie

Voor welke organisaties is dit relevant?

Onstaat jouw probleem in een van deze profielen, dan past dit type oplossing waarschijnlijk goed bij jou.

Zelfstandigen met meerdere lopende projecten

kmo's van 5 tot 50 medewerkers met projectwerk

Bouwbedrijven en aannemers (capaciteit per werf)

Reclame- en webagencies

Architectenbureaus en ingenieurs

Dienstverleners met meerdere klantdossiers tegelijk

Verenigingen met vrijwilligersplanning voor evenementen

Modules
Bouwblokken die je combineert

Functies en modules.

Standaard functionaliteiten + inpluggings-modules. Maatwerk-uitbreidingen mogelijk op aanvraag.

Capaciteit per medewerker

Werkuren, verlof, deeltijds werk en opleiding zichtbaar als beschikbare uren per week, voor wie daar toegang toe mag hebben. Dat helpt om dubbele boekingen te voorkomen.

Projecten en dossiers

Per project of klantdossier de vereiste rollen, een urenbudget en een deadline. Voortgang wordt bijgewerkt volgens de gekozen werkwijze.

Automatische conflictdetectie

Dubbele planning, onvoldoende capaciteit op een werf of vergeten verlof kan tijdens het plannen worden gemarkeerd.

Visuele weergaves

Gantt voor projecten op langere termijn, weekrooster voor team-werkplanning, kanban voor doorlopend werk. Per gebruiker een eigen voorkeursweergave.

Klanten en projectmanagers met de juiste weergave

Een projectmanager ziet zijn projecten en bemanning. Een teamleider ziet zijn team. Een klant ziet zijn lopende dossiers. Toegang gebeurt via rollen en rechten.

Tijdsregistratie en uurrapportage

Optioneel: medewerkers loggen de werkelijke uren tegen de geplande, voor latere facturatie of analyse.

Synchronisatie met Google Calendar of Outlook

Persoonlijke agenda blijft binnen het gewoonteritme van de medewerker. Verlof en privé-afspraken kunnen werksloten blokkeren zonder details te tonen.

Notificaties bij wijziging

Een medewerker kan een melding krijgen bij een wijziging in zijn planning, volgens de communicatieregels die je kiest.

Voordelen

Voordelen voor jouw werking.

Concreet wat verandert er aan jouw werkdag zodra dit live staat.

Minder tijd in wekelijkse planningsvergaderingen

Wat vroeger een vergadering per week vroeg, kan deels asynchroon in de tool gebeuren. Hoeveel tijd je effectief bespaart, hangt af van je team en je werkwijze.

Minder planningsconflicten

Dubbele boekingen, vergeten verloven en overcapaciteit kunnen vroeger zichtbaar worden. Het systeem helpt om mogelijke problemen sneller op te merken.

Meer transparantie naar klanten

Klanten kunnen hun dossier of project zien vorderen, afhankelijk van wat je voor hen openstelt. Dat kan vragen als "hoe ver staat het?" verminderen.

Minder afhankelijk van vaste licenties per gebruiker

Algemene planningstools werken met een vast bedrag per gebruiker per maand. Bij grotere teams loopt dat op. Een eigen tool vraagt een eenmalige investering, met daarnaast terugkerende kosten voor hosting, onderhoud en eventuele koppelingen.

Integraties

Koppelt met je bestaande systemen.

Op maat te koppelen, zodat alles op één plek samenkomt.

Google Calendar of Outlook

Synchronisatie in twee richtingen tussen persoonlijke agenda en de projectplanning, afhankelijk van de gekozen agenda en instellingen.

Billit (boekhouding)

Geregistreerde uren kunnen worden voorbereid als facturatieregels in Billit, afhankelijk van inrichting en controle. Zo verminder je dubbele invoer.

CRM (HubSpot, Teamleader, Odoo)

Klantgegevens en projecten gekoppeld aan je bestaande verkoopsysteem.

Slack of Microsoft Teams

Notificaties bij planningswijzigingen of conflictmeldingen in je teamkanalen, met zo weinig mogelijk persoonsgegevens in de meldingen.

Eigen tijdsregistratie of HR-tool

Voor wie al een HR- of timesheet-systeem heeft: koppeling op maat, met minder dubbele invoer.

Investering

Een eerlijke richtprijs.

Geen verrassingen achteraf — elke prijs is een richtprijs die we samen scherpstellen op basis van jouw wensen.

Richtprijs · vanaf€ 2.500

Een basis-planning voor één team van 5-10 mensen start vanaf €2.500. Met multi-project, conflict-detectie en CRM-koppeling reken je €4.500 tot €8.000. Voor grote organisaties met meerdere afdelingen of vestigingen: vanaf €10.000.

Vraag een offerte op maat
FAQ

Veelgestelde vragen.

Die platformen zijn breed inzetbaar en geschikt voor wie hun standaardproces aanvaardt. Een eigen planningstool heeft zin wanneer je sectorspecifieke regels hebt (capaciteit per werf, per zaal, per certificering), wanneer de kost van een vast abonnement per gebruiker oploopt, of wanneer je wil koppelen aan Belgische tools zoals Billit.

Voor bepaalde patronen kan AI helpen, bijvoorbeeld met suggesties voor capaciteit of prioriteiten. Zulke suggesties kunnen optioneel ingebouwd worden, maar de eindbeslissing blijft bij de projectmanager. Die kent de context, mensen en uitzonderingen beter dan een algoritme.

Adoptie is hier het kritieke punt. Ik bouw zo dat het lichter aanvoelt dan wat ze nu doen — als de tool meer tijd kost dan Excel, gebruikt niemand het. Bij oplevering voorzie ik waar nodig een korte training en een periode om praktische feedback te verwerken. Voor wie meer weerstand verwacht, starten we met een minimaal proces in plaats van een groot platform.

Ja. De tool draait in de browser en is toegankelijk waar je dat volgens je toegangsbeleid toelaat. Optionele tijdzone-ondersteuning voor internationale teams. Werkt naast Slack of Teams voor asynchrone communicatie rond de planning.

Bestaande lopende projecten, het medewerkersbestand en historische data kunnen worden geïmporteerd, afhankelijk van formaat, kwaliteit en toegangsrechten. De migratie gebeurt gefaseerd — typisch eerst nieuwe projecten in de tool, oude blijven in Excel tot ze afgerond zijn. Zo beperken we de impact op je lopende werking.

Een planningstool die jouw proces ondersteunt?

In een kennismakingsgesprek bekijken we hoe jouw team vandaag plant, waar conflicten ontstaan en of een eigen tool tijd kan besparen en dubbele boekingen kan verminderen.

Plan een kennismaking
Verken verder

Andere toepassingen.