Afsprakensysteem laten maken.

Een afsprakensysteem waar klanten zelf hun afspraak inboeken op een vrij moment in jouw agenda. Voor therapeuten, consultants, coaches en kleinere praktijken die hun agenda willen automatiseren — zonder Calendly's maandelijkse fee per gebruiker.

Vraag een offerte Bekijk de functies
Afsprakensysteem laten maken
De situatie

Het probleem en de aanpak.

Het probleem

Het probleem

Een afspraak inplannen kost minstens drie heen-en-weer berichten. “Donderdag om 14u?” — “Dat kan niet, woensdag 10u?” — “Sorry, dan ben ik op verlof.” Tegen de tijd dat het gepland staat, ben je 20 minuten kwijt aan agenda-shuffles per klant.

Calendly en Acuity bieden een goede oplossing, maar starten bij $10-15 per maand per gebruiker en kunnen jouw branding niet écht overnemen. Voor wie meerdere therapeuten of consultants heeft, loopt dat snel op tot honderden euro’s per jaar — voor functionaliteit die je in een uitbreidbaar eigen platform hebt voor een eenmalige kost.

De oplossing

De oplossing

Een eigen afsprakensysteem, op je eigen domein, in je eigen huisstijl. Klant ziet beschikbare tijdslots op basis van jouw werkdagen en je gekoppelde agenda. Eén klik, automatische bevestiging, automatische herinnering 24u vooraf. Klaar.

Per dienst eigen duur, eigen voorbereidingstijd, eigen pauzes erna. Meerdere medewerkers met aparte agenda’s. Optioneel betalen bij booking voor diensten waar no-show duur is (therapie, coaching).

WebdesignBart bouwt op WordPress met componenten die elders ook draaien — geen exotic stack die over 3 jaar onbeschikbaar is.

Voor wie

Voor welke organisaties is dit relevant?

Onstaat jouw probleem in een van deze profielen, dan past dit type oplossing waarschijnlijk goed bij jou.

Zelfstandige therapeuten, kinesisten, psychologen

Consultants, coaches en trainers 1-op-1 sessies)

Kleinere praktijken huisartsen, tandartsen, advocaten)

Vrije beroepen met afspraken werk (boekhouders, fiscalisten)

KMO's met sales demo's of klant-onboarding

Verenigingen met begeleiding of intakegesprekken

Modules
Bouwblokken die je combineert

Functies en modules.

Standaard functionaliteiten + inpluggings-modules. Maatwerk-uitbreidingen mogelijk op aanvraag.

Beschikbaarheid per dienst

Per dienst eigen duur en voorbereidingstijd. Een eerste consultatie van 60 min, een vervolg van 30 min. Klant ziet alleen geschikte slots.

Meerdere medewerkers of locaties

Klant kiest met wie of waar. Elke medewerker heeft eigen agenda. Geschikt voor groepspraktijken of multi-locatie organisaties.

Buffers en pauzes

Automatisch 15 minuten administratie tussen afspraken, lunch-blokkade van 12:00-13:00, vrije woensdagmiddag. Configureerbaar per medewerker.

Bevestigingen en herinneringen

Mail bij bevestiging, herinnering 24u op voorhand, optioneel SMS. Vermindert no-shows met 30-50% bij praktijken die het meten.

Annuleren en verplaatsen

Klant kan zelf annuleren of verplaatsen tot X uur op voorhand (jij stelt de regel). Erna alleen telefonisch — en dan met annuleringskost.

Intake-formulier vóór de afspraak

Optioneel: korte vragen die klant invult bij booking. Jij hebt context vóór de sessie begint.

Agenda-koppeling Google of Outlook

Twee-richting sync. Eigen privé-blokkades in je agenda zijn automatisch onbeschikbaar voor klanten.

Betaling bij booking (optioneel)

Voorschot of volledig vooraf via Mollie of Stripe. Voor therapie of coaching waar no-show duur is.

Voordelen

Voordelen voor jouw werking.

Concreet wat verandert er aan jouw werkdag zodra dit live staat.

Geen agenda-pingpong meer

Klant kiest zelf, jij krijgt een bevestigde afspraak in je agenda. Bespaart 10-20 minuten per nieuwe afspraak.

24/7 afspraken inboeken

Veel klanten boeken 's avonds of in het weekend, wanneer ze tijd hebben om eraan te denken. Geen gemiste afspraken meer omdat jij niet bereikbaar was.

Eenmalige kost ipv maandelijkse fee

Calendly Pro kost €170/jaar per gebruiker. Voor 3 medewerkers is dat €1.530 over 3 jaar — meer dan een eigen systeem éénmalig kost.

Volledige eigendom over je flow

Eigen voorbereidingstijd, eigen annulatie-regels, eigen intake-vragen, eigen branding. Geen "Powered by Calendly" voet in je mailtjes.

Integraties

Koppelt met je bestaande systemen.

Op maat te koppelen, zodat alles op één plek samenkomt.

Google Calendar of Outlook

Twee-richting synchronisatie. Privé-afspraken blokkeren automatisch publiek-beschikbare slots.

Mollie of Stripe

Betaling vooraf voor diensten waar no-show duur is. Optioneel uitschakelbaar per dienst.

Zoom of Microsoft Teams

Voor remote consultaties: automatisch een meeting-link toegevoegd aan de bevestiging.

SMS-notificaties (Twilio)

Voor praktijken waar mail-herinneringen onvoldoende werken (oudere doelgroep, hoge no-show-risk).

Investering

Een eerlijke richtprijs.

Geen verrassingen achteraf — elke prijs is een richtprijs die we samen scherpstellen op basis van jouw wensen.

Richtprijs · vanaf€ 1.500

Een eenvoudig systeem voor één persoon en één dienst start vanaf €1.500. Met meerdere medewerkers, intake-formulieren en betalingen reken je €2.500 tot €4.000. Voor groepspraktijken of multi-locatie: vanaf €5.000.

Vraag een offerte op maat
FAQ

Veelgestelde vragen.

Calendly en Acuity zijn prima voor wie standaard slots wil aanbieden en een maandelijkse fee aanvaardbaar vindt. Een eigen systeem heeft zin als je: meer dan 2-3 medewerkers hebt, een specifieke flow nodig hebt (intake-vragen, voorbereidingstijd), eigen branding belangrijk vindt, of de jaarlijkse kost wil omzetten naar een éénmalige investering die je bezit.

AI-builders genereren prototypes, maar een afsprakensysteem dat veilig draait in productie — agenda-sync, betalingen, bevestigingen, GDPR-compliant data-opslag — vraagt keuzes die kennis veronderstellen. WebdesignBart bouwt vanuit jaren ervaring met wat WEL werkt in productie, en wat NIET. AI is gereedschap dat ik dagelijks gebruik, geen vervanger voor een verantwoordelijke ontwikkelaar.

Elke medewerker heeft eigen agenda, eigen werkdagen, eigen diensten en eigen pauzes. Klant kiest bij booking met wie hij wil afspreken (of het systeem wijst automatisch toe). Beheer gebeurt centraal — één login voor de praktijkeigenaar om alle agenda’s te zien.

Klantgegevens blijven op jouw eigen hosting in EU (België of Nederland, niet de VS). Geen data-doorgifte naar derde partijen. Standaard GDPR-conformiteit: privacy-statement, recht op inzage en verwijdering, retentie-periodes die jij bepaalt. Voor therapeuten of medische context kan WebdesignBart extra audit-logs of versleuteling bouwen.

Ja, op twee manieren: voorschot bij booking (deel of volledig bedrag, niet-terugbetaalbaar bij no-show), of credit card opslaan zonder direct charge (achteraf factureren bij no-show). Voor diensten waar no-show €50-100 kost is dit doorgaans binnen 2-3 maanden terugverdiend.

Een eigen afsprakensysteem op maat?

In een kort gesprek (30-60 min) bekijken we wat je vandaag aan agenda-shuffles verliest, en wat een eigen systeem in jouw flow concreet zou veranderen.

Plan een kennismaking
Verken verder

Andere toepassingen.