Afsprakensysteem laten maken.

Een afsprakensysteem waar klanten zelf hun afspraak inboeken op een vrij moment in jouw agenda. Voor therapeuten, consultants, coaches en kleinere praktijken die hun agenda willen automatiseren, met meer controle over kosten dan bij een vast platformabonnement per gebruiker.

Vraag een offerte Bekijk de functies
Afsprakensysteem laten maken — illustratie
De situatie

Het probleem en de aanpak.

Het probleem

Het probleem

Een afspraak inplannen kost al snel meerdere heen-en-weer berichten. “Donderdag om 14u?” — “Dat kan niet, woensdag 10u?” — “Sorry, dan ben ik op verlof.” Tegen de tijd dat het gepland staat, ben je al snel een kwartier kwijt aan agenda-wissels per klant.

Calendly en Acuity bieden een goede oplossing, maar werken met een vast maandelijks abonnement per gebruiker en laten je huisstijl maar tot op zekere hoogte overnemen. Voor wie meerdere therapeuten of consultants heeft, kan dat oplopen tot een aanzienlijk bedrag per jaar. Een eigen platform vraagt een andere investering, met meer controle over huisstijl, regels en terugkerende kosten.

De oplossing

De oplossing

Een eigen afsprakensysteem, op je eigen domein, in je eigen huisstijl. De klant ziet beschikbare tijdsloten op basis van jouw werkdagen en je gekoppelde agenda. Eén klik, automatische bevestiging en een automatische herinnering op een gekozen moment vooraf.

Per dienst eigen duur, eigen voorbereidingstijd, eigen pauzes erna. Meerdere medewerkers met aparte agenda’s. Optioneel betalen bij het inboeken voor diensten waar een niet-opgedaagde afspraak duur is, zoals therapie of coaching.

Ik bouw op WordPress met componenten die ook elders gangbaar zijn, zodat een andere ontwikkelaar later verder kan als dat nodig is.

Voor wie

Voor welke organisaties is dit relevant?

Onstaat jouw probleem in een van deze profielen, dan past dit type oplossing waarschijnlijk goed bij jou.

Zelfstandige therapeuten, kinesisten en psychologen

Consultants, coaches en trainers (1-op-1 sessies)

Kleinere praktijken (huisartsen, tandartsen, advocaten)

Vrije beroepen met afsprakenwerk (boekhouders, fiscalisten)

kmo's met sales-demo's of klant-onboarding

Verenigingen met begeleidings- of intakegesprekken

Modules
Bouwblokken die je combineert

Functies en modules.

Standaard functionaliteiten + inpluggings-modules. Maatwerk-uitbreidingen mogelijk op aanvraag.

Beschikbaarheid per dienst

Per dienst een eigen duur en voorbereidingstijd. Een eerste consultatie van 60 minuten, een vervolg van 30 minuten. De klant ziet alleen geschikte sloten.

Meerdere medewerkers of locaties

De klant kiest met wie of waar. Elke medewerker heeft een eigen agenda. Geschikt voor groepspraktijken of organisaties met meerdere locaties.

Buffers en pauzes

Automatisch 15 minuten administratie tussen afspraken, lunchblokkade van 12:00 tot 13:00, vrije woensdagmiddag. Configureerbaar per medewerker.

Bevestigingen en herinneringen

Mail bij bevestiging, herinnering op een gekozen moment vooraf, optioneel sms. Dat kan het aantal niet-opgedaagde afspraken verminderen, afhankelijk van praktijk en doelgroep.

Annuleren en verplaatsen

De klant kan zelf annuleren of verplaatsen tot X uur op voorhand (jij bepaalt de regel). Daarna alleen telefonisch, eventueel met annulatiekost.

Intake-formulier vóór de afspraak

Optioneel: korte vragen die de klant invult bij het inboeken. Zo heb je al wat context voor de sessie begint.

Agenda-koppeling met Google of Outlook

Synchronisatie in twee richtingen. Eigen privé-blokkades in je agenda kunnen automatisch onbeschikbaar worden gemaakt voor klanten, zonder details te tonen.

Betaling bij het inboeken (optioneel)

Voorschot of volledig vooraf via Mollie of Stripe. Bedoeld voor diensten waar een niet-opgedaagde afspraak veel tijd of inkomen kost.

Voordelen

Voordelen voor jouw werking.

Concreet wat verandert er aan jouw werkdag zodra dit live staat.

Minder agenda-pingpong

De klant kiest zelf en jij krijgt een bevestigde afspraak in je agenda. Dat kan je tijd besparen per nieuwe afspraak, afhankelijk van hoe veel heen-en-weer nu nodig is.

Afspraken inboeken op elk moment

Veel klanten boeken 's avonds of in het weekend, wanneer ze tijd hebben om eraan te denken. Zo missen ze minder snel een moment waarop je niet bereikbaar bent.

Eenmalige investering tegenover een vast maandbedrag

Specialistische afsprakentools werken vaak met een vast maandbedrag per gebruiker. Bij meerdere medewerkers kan dat oplopen. Een eigen systeem vraagt een eenmalige investering, met daarnaast terugkerende kosten voor hosting, onderhoud en eventuele koppelingen.

Eigen huisstijl en eigen regels

Eigen voorbereidingstijd, eigen annulatie-regels, eigen intake-vragen, eigen huisstijl, zonder verwijzing naar het platform onderaan je mails.

Integraties

Koppelt met je bestaande systemen.

Op maat te koppelen, zodat alles op één plek samenkomt.

Google Calendar of Outlook

Synchronisatie in twee richtingen, afhankelijk van de gekozen agenda en instellingen. Privé-afspraken kunnen publiek beschikbare sloten blokkeren zonder details te tonen.

Mollie of Stripe

Betaling vooraf voor diensten waar een niet-opgedaagde afspraak duur is. Optioneel uitschakelbaar per dienst.

Zoom of Microsoft Teams

Voor consultaties op afstand: waar de koppeling het ondersteunt, automatisch een meetinglink in de bevestiging.

Sms-notificaties (Twilio)

Voor praktijken waar mail-herinneringen onvoldoende werken, bijvoorbeeld bij oudere doelgroepen of bij een hoger risico op niet-komen-opdagen.

Investering

Een eerlijke richtprijs.

Geen verrassingen achteraf — elke prijs is een richtprijs die we samen scherpstellen op basis van jouw wensen.

Richtprijs · vanaf€ 1.500

Een eenvoudig systeem voor één persoon en één dienst start vanaf €1.500. Met meerdere medewerkers, intake-formulieren en betalingen reken je €2.500 tot €4.000. Voor groepspraktijken of multi-locatie: vanaf €5.000.

Vraag een offerte op maat
FAQ

Veelgestelde vragen.

Calendly en Acuity zijn prima voor wie standaardsloten wil aanbieden en een vast maandelijks abonnement aanvaardbaar vindt. Een eigen systeem heeft zin als je meerdere medewerkers hebt, een specifiek proces nodig hebt (intake-vragen, voorbereidingstijd), eigen huisstijl belangrijk vindt of de jaarlijkse kosten wil omzetten naar een eenmalige investering.

AI-bouwers kunnen helpen om snel prototypes te maken, maar een afsprakensysteem dat veilig draait in productie — agenda-synchronisatie, betalingen, bevestigingen, opslag met aandacht voor GDPR — vraagt keuzes die kennis veronderstellen. Ik bouw vanuit ervaring met wat in productie werkt en wat niet. AI is gereedschap dat ik dagelijks gebruik, maar geen vervanger voor een verantwoordelijke ontwikkelaar.

Elke medewerker heeft een eigen agenda, eigen werkdagen, eigen diensten en eigen pauzes. De klant kiest bij het inboeken met wie hij wil afspreken (of het systeem wijst automatisch toe). Het beheer gebeurt centraal, met rechten per rol zodat de praktijkeigenaar of beheerder ziet wat nodig is.

De kerngegevens kunnen op je eigen hosting in de EU worden bewaard. Koppelingen met agenda’s, betaalproviders, videobeltools of sms-diensten worden bewust ingericht, met zo weinig mogelijk onnodige doorgifte. Standaard werk ik met aandacht voor GDPR: privacyverklaring, recht op inzage en op verwijdering waar dat wettelijk kan, en bewaartermijnen die passen bij je context. Voor therapeuten of medische context kunnen extra maatregelen zoals auditlogs of versleuteling bekeken worden.

Ja, bijvoorbeeld via een voorschot bij het inboeken of een duidelijke annulatieregel. Voor niet-terugbetaalbare bedragen of no-showkosten moeten de voorwaarden vooraf helder zijn en passen bij je beroepscontext. Een kredietkaart wordt niet lokaal opgeslagen, maar kan via een betaalprovider worden geautoriseerd of getokeniseerd waar dat nodig en toegestaan is.

Een eigen afsprakensysteem op maat?

In een kort gesprek (30 tot 60 minuten) bekijken we wat je vandaag aan agenda-wissels verliest en wat een eigen systeem in jouw proces concreet zou veranderen.

Plan een kennismaking
Verken verder

Andere toepassingen.